Tin tức

Với tinh thần trên, Phòng Kế hoạch kinh doanh xác định công tác lưu trữ phải được thực hiện đồng bộ từ đầu đến cuối công việc. Việc tuân thủ quy định của pháp luật, quy định của EVN, EVNSPC và quy trình nội bộ là yêu cầu xuyên suốt, gắn liền trách nhiệm của từng cá nhân với tập thể.

Do đặc thù của ngành tư vấn thiết kế điện, hồ sơ công việc thường có khối lượng lớn và trải dài qua nhiều giai đoạn dự án: từ bản vẽ khổ lớn, thỏa thuận giao việc, hồ sơ thiết kế cho đến các biên bản nghiệm thu và thanh toán. Với tính chất đa dạng như vậy, tài liệu rất dễ bị phân tán, trùng lặp hoặc thiếu sót nếu không được quản lý thống nhất ngay từ đầu. Chính vì thế, ngay khi được giao việc, mỗi cá nhân đã chủ động cập nhật và sắp xếp tài liệu theo một trình tự hợp lý dựa trên các hướng dẫn cụ thể. Quá trình này phải đi đôi với công tác phân loại, lập mục lục, đánh số trang và xác định thời hạn bảo quản một cách khoa học, đúng quy định. Có như vậy, khi hoàn tất chỉnh lý, hồ sơ mới được đóng hộp, bao gói cẩn thận và ghi nhãn rõ ràng kèm mục lục chi tiết, giúp cho việc tra cứu, khai thác dữ liệu sau này vừa thuận tiện, nhanh chóng lại vừa an toàn tuyệt đối.

Công tác lưu trữ hiệu quả là sự phối hợp giữa người tạo lập hồ sơ, người xử lý công việc, bộ phận chuyên môn và đầu mối quản lý lưu trữ. Mỗi tài liệu được lập đúng, mỗi dữ liệu được cập nhật chính xác, mỗi hồ sơ được bàn giao đầy đủ sẽ góp phần giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện dự án và bảo toàn tri thức chuyên môn của Công ty. Với tinh thần trách nhiệm, Phòng Kế hoạch kinh doanh luôn quan tâm xây dựng công tác lưu trữ một cách khoa học, an toàn và thống nhất, đáp ứng yêu cầu quản trị lưu trữ của EVN, EVNSPC và sự phát triển bền vững của Công ty Tư vấn điện miền Nam.

Hình ảnh cán bộ phòng KHKD đang thực hiện công tác lưu trữ

Hình ảnh sắp xếp phân loại, lập mục lục cho hồ sơ lưu trữ